Procedura di annuncio

Annuncio
Ogni manifestazione che si svolga sul territorio della Città di Mendrisio; comporti l'uso di strutture, aree e servizi pubblici; richiami una forte affluenza di spettatori e/o concorrenti; generi delle conseguenze sulla comunità dev'essere preventivamente annunciata attraverso la presente piattaforma elettronica.

 
Procedura
Selezionare la voce "formulario on-line" e inserire le informazioni del caso.

Terminata la compilazione, la piattaforma genera un documento, il quale deve essere stampato, firmato e trasmesso all'Ufficio sport e tempo libero.

Inoltre, coloro che intendono effettuare costruzioni provvisorie nell'ambito di manifestazioni devono sottoscrivere una dichiarazione di accettazione, la quale deve essere inoltrata unitamente al formulario di annuncio. La documentazione è disponibile alla voce "protezione antincendio".


Disposizioni generali per gli organizzatori (associazioni, gruppi, privati, ecc.)

1. Premessa
Per ogni manifestazione è allestita una scheda di calcolo. Si tratta di un conteggio di tutte le prestazioni comunali erogate nell'ambito di una determinata manifestazione. Il calcolo delle prestazioni comunali avviene in due tempi. Ogni manifestazione è quindi oggetto di un preventivo e un consuntivo.

2. Scadenze
Le manifestazioni devono essere annunciate entro termini stabiliti. Annunci tardivi possono essere preavvisati negativamente. Di seguito, i termini da rispettare per l'annuncio di una manifestazione:

  • Notifica preliminare per il calendario annuale: ogni anno entro fine novembre.
  • Manifestazioni rilevanti di valenza nazionale e internazionale, con importante coinvolgimento dei servizi comunali: un anno prima, ma almeno 300 giorni prima della manifestazione.
  • Manifestazioni importanti di valenza cantonale e regionale, con richiesta di prestazioni dei servizi comunali: inizio anno, ma almeno 180 giorni prima della manifestazione.
  • Manifestazioni di media importanza di valenza locale, con o senza richiesta di prestazioni dei servizi comunali: 90 giorni prima della manifestazione.
  • Richiesta di semplici attrezzature per piccoli eventi occasionali: un mese prima della manifestazione.

3. Richieste
Gli organizzatori devono allestire formulari precisi e vincolanti.

  • Valutare il reale fabbisogno di prestazioni e materiale della città.
  • Fondamentale: indicare una persona responsabile per ogni manifestazione.
  • Le aree e gli spazi utilizzati per le manifestazioni devono essere riordinati e ripuliti da chi ne fa uso. I casi di abbandono, disordine e sporcizia non sono tollerati e comportano la fatturazione delle spese di ripristino.

4. Extra
Gli organizzatori devono fare capo ai propri volontari o ad altri prestatori d'opera per lavori non garantiti dalle squadre comunali, ad esempio, per la posa e lo smontaggio di tavoli e panchine.

5. Collaborazione
Coloro che intendono mettersi a disposizione di altri per lavori di montaggio, smontaggio, allestimento, ecc. possono annunciarsi all'Ufficio sport e tempo libero.

6. Risorse e calendario
Gli organizzatori sono invitati a tenere in considerazione il numero di manifestazioni e le concomitanze con altre manifestazioni in città, per limitare un eccessivo dispiegamento di risorse comunali.

7. Costi
Qualora, nella fase di messa a punto del preventivo della manifestazione, non dovessero essere raggiunti degli accordi di contenimento della spesa, si procede all'addebito di una parte dei costi, sia in manodopera sia in noleggio di attrezzature, secondo i tariffari che il Municipio ha approvato.